Enrera
 Orientacions per a la gestió econòmica
             
  1 Introducció
5 Aspectes tributaris
  2 El pressupost   6 Pautes per a una bona gestió econòmica  
  3 Les partides pressupostàries   7 Annex normatiu  
  4 Comptabilitat   8 Glossari  
 
   
Pautes per a una bona gestió econòmica
 
   
  Gestió dels pagaments
 

És molt freqüent que un dels principals problemes d'una tresoreria siguin les trucades dels proveïdors per preguntar quan cobraran una determinada factura.

Una manera d'evitar aquesta tasca feixuga i addicional per a la tresoreria, és la de prendre les mesures adients per tal que els proveïdors coneguin amb anticipació en quina data cobraran.

En aquest sentit, es poden adequar mesures per facilitar la gestió del pagament de factures i alhora transmetre una imatge d'eficàcia de cara als proveïdors, de la qual cosa se'n beneficiarà el centre.

Mesures d'organització:

  • Registrar totes les factures rebudes.
  • Establir criteris de pagament.
  • Generalització de pagaments per transferència.
  • Fixar un criteri pel que fa al termini de pagament.
  • Comunicar als proveïdors el moment en què s'efectua el pagament.

És convenient passar les factures per un registre d'entrada. També cal que de manera sistemàtica, un cop per setmana per exemple, s'introdueixin totes les factures al programa de comptabilitat del centre.

Per evitar haver de realitzar pagaments cada dia, és convenient fixar un o dos dies de pagament al mes. Això no vol dir que si s'ha de pagar alguna factura de forma urgent no pugui fer-se, però s'ha de procurar que això sigui un fet aïllat. Cal recordar que hi ha pagaments amb característiques especials que tenen un venciment prefixat (IVA, retencions d'IRPF...) i que, per tant, no els hi podrem aplicar el termini de pagament que hàgim acordat de manera general.

Pot passar que, arribada la data prevista de pagament, la factura no s'hagi aprovat o presenti qualsevol altre problema que impedeixi fer-ne el pagament. Caldrà, en aquests casos, fer un seguiment específic d'aquestes factures, ja que incidiran en les previsions de pagament a realitzar.

Una altra mesura que pot simplificar la tasca que generen els pagaments és generalitzar els pagaments per transferència bancària. Això reduirà el volum de xecs nominatius emesos i, per tant, simplificarà el control i conciliació dels comptes bancaris.

Per tal de poder generalitzar la transferència, és bo revisar els pagaments que s'han de realitzar a trenta dies vista, a fi de comprovar si disposem del domicili bancari on realitzar la transferència i, si no és així, poder demanar-lo amb temps suficient. També és important comunicar als proveïdors dels pagaments que s'han fet, encara que a cop d'ull sembli que ens genera una feina addicional.
   
  Negociació amb les entitats bancàries
 

Cal deixar enrere la idea que les condicions bancàries són inamovibles. Els nostres centres tenen una capacitat de negociació enfront una entitat bancària que cal saber aprofitar, ja que sempre hi ha marge de negociació.

La negociació amb les entitats bancàries ens pot permetre demanar la condonació de les comissions en els pagaments per transferències, o en el manteniment del compte, o bé pactar-les prèviament a un import fix per a determinades operacions. També es pot renegociar la retribució dels saldos (interessos) en compte corrent.

   
  Avaluació del pressupost
 

Un cop finalitzat l'any natural, és a dir, acabat el període d'execució del pressupost, cal avaluar el grau de compliment de les previsions inicials. També cal analitzar quins objectius s'han aconseguit, dels proposats en començar l'any, i, si escau, les causes de l'incompliment de les previsions.

S'ha de veure globalment, i també partida a partida, si les despeses efectivament realitzades per tal d'assolir els objectius marcats han estat les previstes inicialment.

De l'anàlisi d'aquestes desviacions en les partides pressupostàries (diferència entre la quantitat pressupostada i la quantitat efectivament gastada), obtindrem la informació real i necessària per tal de confeccionar el pressupost de l'exercici següent.

A l'hora de confeccionar el pressupost per a l'any següent és convenient aplicar les pautes d'actuació, les reflexions i la priorització d'objectius extreta dels anys anteriors ("històric de pressupostos").

Quan a través del control pressupostari es detecta una desviació en una partida de l'exercici actual, pot esdevenir-se que calgui:

  • Aturar la realització de despeses incloses en aquesta partida, encara que s'hagi de deixar algun objectiu sense assolir o assolit parcialment.
  • Continuar realitzant les despeses de l'esmentada partida, prèvia modificació del pressupost, efectuant un transvasament de recursos d'una partida a l'altra.

S'haurà de prendre la decisió de quin o quins objectius són secundaris per tal de permetre efectuar el transvasament de recursos.

Tota modificació del pressupost per transvasament de recursos entre partides o per la introducció d'una nova partida en principi no prevista, s'ha d'aprovar pel consell escolar a proposta, si escau, de la comissió econòmica.
 

EXEMPLE DE DISSENY AVALUATIU

Dins de l'àmbit organitzatiu podem escollir com a objecte d'avaluació interna dels centres docents qüestions referents a la gestió dels recursos econòmics (Ordre de 20.10.97).

Objecte d'avaluació: La distribució del pressupost entre els diferents centres de cost.

Objectius:

  1. Conèixer l'evolució de les despeses i de les demandes pressupostàries dels centres de cost (departaments i/o seminaris...) en els darrers anys.
  2. Verificar l'ajust o desajust entre les necessitats i el pressupost assignat a cada centre de cost (departament i/o seminari...).

Instruments:

  1. Recollida d'informació...
  2. Verificació i càlcul de les desviacions, elaboració de ràtios (€/prof; €/depart; €/grups alumnat ...).
  3. Reunió dels caps de departament i de la comissió econòmica...

En definitiva amb l'anàlisi de l'organització, el funcionament i el control del pressupost es pot reflexionar sobre la seva gestió i prendre decisions de millora.
   
 

Es pot anar confeccionant el full de seguiment pressupostari, els gràfics i les conclusions i consideracions a tenir en compte en la confecció del proper pressupost, és a dir, l'avaluació del pressupost així com l'assoliment totalment o parcialment dels objectius previstos.

EXERCICI 2003
PRESSUPOSTADA
GASTADA
COBERTURA
ENERGIA
12.621,25
8.767,12
69,46 %
NETEJA
21.035,42
17.144,73
81,50 %
ALTRES SUBMINISTRAMENTS
5.288,91
6.510,03
123,09 %
COMUNICACIONS
5.409,11
5.174,28
95,66 %
MANTENIMENT
9.015,18
14.424,29
160,00 %
ADQUIS. MAT. INVENT.
18.303,36
17.058,34
93,20 %
TREBALL ALTRES EMPRESES
13.823,28
15.783,53
114,18 %
ALTRES DESPESES
57.545,17
51.086,03
88,78 %

Al finalitzar l'exercici i a partir del full de seguiment pressupostari realitzarem els gràfics que ens ajudaran en l'anàlisi de les desviacions hagudes:

Gràfic de cobertura percentual del pressupost

Gràfica sectorial de les despeses del centre

Histograma de les despeses pressupostades

És recomanable elaborar aquest tipus de gràfics per tal que la comissió econòmica pugui valorar-los i lliurar-los posteriorment al consell escolar, amb la finalitat d'informar-ne els membres i poder recollir, així, aportacions i suggeriments per millorar la gestió econòmica del centre.

L'objectiu prioritari en la gestió econòmica d'un centre és la racionalitat en l'ús dels recursos i la seva transparència.

S'hauria de disposar d'informació, d'entre altres qüestions sobre:

  • el grau de consecució dels objectius;
  • la valoració dels recursos emprats;
  • la cobertura final de cada partida pressupostària i les causes que hagin produït desviacions importants;
  • la distribució de les despeses reals i la seva comparació amb les previstes;
  • propostes que caldria incloure en el pressupost de l'any següent.
   
 

Assegurances
 

La Generalitat de Catalunya té subscrites dues cobertures d'assegurances que pertanyen als següents àmbits:

  • Danys materials: per tal de garantir tot risc físic contra les pèrdues o danys materials per als béns assegurats com a conseqüència d'un fet accidental i imprevist específicament no exclòs;
  • Responsabilitat patrimonial i civil: per garantir les conseqüències econòmiques derivades de la responsabilitat civil i patrimonial, que segons la normativa vigent, correspongui a l'Administració, i per tant als centres que en depenen, per danys corporals i materials i les seves conseqüències directes, així com els perjudicis purs, no conseqüència de danys materials i/o corporals previs, causats per acció u omissió a terceres persones durant l'exercici de la seva activitat, així com la responsabilitat civil professional.
   
  Cobertura de danys materials
 

Resten garantits els béns assegurats, de tot risc físic, per pèrdues o danys materials causats per fets accidentals que donen dret a cobertura. S'entén per béns assegurats:

  • El continent dels béns immobles que són propietat de la Generalitat. El continent inclou el conjunt de les construccions principals o accessòries, i les seves instal·lacions fixes, com són les d'aigua, gas, electricitat, calefacció, sistemes d'alarma, etc.

Cal recordar que la majoria dels edificis on tenen la seu els centres d'educació infantil i primària són de titularitat municipal, i en conseqüència els danys en el continent haurien d'ésser atesos pels respectius ajuntaments.

  • el contingut d'aquests béns immobles si és utilitzat per desenvolupar la funció docent, amb independència de si aquests béns són propietat de la Generalitat, dels empleats o de tercers en custòdia.

Resten exclosos de cobertura els efectes personals, com ara documentació, bosses, roba, diners, o qualsevol altre bé que, tot i trobar-se a l'interior de l'edifici sinistrat, no estiguin a disposició dels serveis propis del centre.

Els fets accidentals que els centres pateixen més sovint i que donen dret a sol·licitar el corresponent rescabalament són:

  • actes vandàlics, incendi (inclosos l'extinció d'incendis, l'extracció de fums...), caiguda de llamp, explosió, fuites d'aigua, sobrecàrregues en el subministrament elèctric, etc.;
  • riscs extraordinaris emparats pel Consorcio de Compensación de Seguros: fenòmens meteorològics com inundacions, vendavals, pluja torrencial...;
  • robatori, espoliació i atracament;
  • robatori de diners en efectiu: 1.502,53 € en mobles tancats i 90.151,82 € en caixa forta encastada.

De tots aquests riscs coberts, només el robatori, l'espoliació i l'atracament estan exempts de franquícia, mentre que la resta de riscs, tot i ésser objecte de cobertura, tenen establerta una franquícia de 3.005,06 €.

Els supòsits que es consideren expressament exclosos d'aquesta cobertura són:

  • el furt i les pèrdues descobertes en fer inventari (és a dir, la desaparició de béns contra la voluntat de l'assegurat, sense ús de força o violència en les coses ni intimidació ni violència exercida sobre les persones);
  • els danys materials conseqüència de desgast o deteriorament ordinari;
  • els danys materials conseqüència de dol o culpa greu de l'assegurat.
   
  Cobertura de responsabilitat patrimonial i civil
 

Als efectes del que es garanteix en aquest àmbi, s'entén per tercera persona qualsevol persona física o jurídica diferent del prenedor de l'assegurança (Generalitat de Catalunya) i de l'assegurat (tots els departaments de la Generalitat de Catalunya, els seus representants, empleats i depenents...); i per sinistre s'enten la producció per acció o omissió d'un resultat danyós que causi un perjudici efectiu, individual i avaluable individualment i econòmicament, respecte a una persona o grup de persones, existint un nexe causal entre l'acció o omissió i el dany sofert.

En el supòsit de hom pateixi un sinistre que pugui afectar la responsabilitat patrimonial de l'administració, el perjudicat (tercera persona) haurà de presentar la corresponent reclamació, que si es fa via administrativa, implicarà que el servei jurídic del Departament d'Ensenyament (o la delegació territorial pels supòsits de reclamacions inferiors als 601,01 €) iniciï el procediment administratiu establert legalment per a aquests supòsits, i que conclourà amb una resolució estimatòria o desestimatòria de les peticions del reclamant.

Els escrits de reclamació del perjudicat (pare, tutor, representant legal, etc.), s'hauran de trametre des del centre docent, lloc habitual de rebuda i registre de les reclamacions, fins a la delegació territorial.

El director del centre prepararà un informe detallat dels fets i de les circumstàncies de l'accident, que trametrà al cap de la delegació, tenint en compte:

  • la versió dels fets donada (i ratificada després per escrit) pel professor/s o persona al servei de l'administració que tenien encarregada la direcció o vigilància o custòdia de l'alumne/a en el moment de l'accident;
  • i les informacions verbals o documentals de què pugui disposar.

Cal recordar a l'últim, que aquesta cobertura no té per objecte garantir les activitats organitzades per l'AMPA (i/o els seus membres), excepte que aquestes activitats (escolars o extraescolars) s'hagin inclòs en la programació general del centre docent.

D'acord amb la nova redacció de l'article 5 del Decret 218/2001, de 24 de juliol (decret 333/2002 de 19 de novembre, DOGC núm. 3778, de 10.12.2002), pel qual es regula l'ús social dels edificis dels centres docents públics, les institucions responsables de la realització d'activitats complementàries o extraescolars estan obligades a contractar una pòlissa d'assegurances pels danys i perjudicis que es puguin ocasionar durant l'activitat autoritzada, per una suma assegurada mínima de 150.000,00 euros per víctima i 1.200.000,00 euros per sinistre.
   
  Donacions i llegats
 

Pel que fa a les aportacions de tercers, la inclusió en el pressupost del centre i la consegüent gestió econòmica de quantitats i de rendes procedents de donacions o de llegats fets al centre per a finalitats docents, requerirà prèviament el següent:

  • L'acceptació de la donació o del llegat del bé moble per part del/de la conseller/a d'Ensenyament.
  • L'acceptació de la donació o del llegat del bé immoble per part del/de la conseller/a d'Economia i Finances.
  • L'atorgament i l'acceptació de donacions o de llegats, en cap cas podrà condicionar i limitar les competències del consell escolar del centre, ni interferir la prestació dels seus serveis.
   
  Canvi de director
 

L'Ordre de 16 de gener de 1990, de desplegament del Decret 235/1989, de 12 de setembre, disposa que:

Quan es produeixi un canvi de director s'estendrà en el llibre d'actes una diligència on es farà constar l'estat de comptes, la relació de factures pendents de pagament i la situació de l'inventari. El director entrant, o qui tingui assignades les seves funcions, examinarà la documentació, i estendrà una diligència en la qual es farà constar la seva conformitat o les observacions que consideri procedents. En cas de disconformitat, s'elevarà l'informe oportú al secretari de la delegació territorial corresponent.
   
  Contractació administrativa
 

El règim jurídic aplicable en matèria de contractació és el regulat pel Reial decret legislatiu 2/2000, de 16 de juny, pel qual s'aprova el text refós de la Llei de contractes de les administracions públiques i pel Reial decret 1098/2001, de 12 d'octubre, pel qual s'aprova el reglament general de la Llei de contractes de les administracions públiques.

Les delegacions territorials disposen dels models de contractes i de plecs de clàusules per a la contractació dels serveis de menjador, bar cantina i neteja, que s'utilitzen en els procediments negociats i oberts per concurs públic, per tal de fer-ho arribar als centres que ho requereixin.

Els contractes que no superin els 12.020,24 € tenen la consideració de contractes menors, i la seva tramitació només exigeix l'aprovació de la despesa, la incorporació de la factura i la fiscalització prèvia si el pressupost supera els 3.050,61 €.

D'altra banda si el pressupost és inferior a 30.050,61 €, es pot utilitzar el procediment negociat. En aquest cas, el contracte serà adjudicat a l'empresari justificadament elegit, prèvia consulta i negociació dels termes del contracte amb un o diversos empresaris. La constitució de la mesa de contractació és potestativa.

En els supòsits que el pressupost del contracte sigui superior als 30.050,61 €, es pot fer ús del procediment obert per concurs públic, excepte que sigui susceptible d'aplicar algun dels supòsits del procediment negociat.
   
Recordatori: Contractació administrativa
   
  Recomanacions
 
  • Informatitzar al màxim la gestió econòmica del centre.
  • Conèixer i aplicar fidelment la normativa en matèria de gestió administrativa i econòmica, i específicament en l'àrea de comptabilitat.
  • Comptabilitzar tots els ingressos i totes les despeses, tant els que formen part del pressupost com els extrapressupostaris.
  • Dur a terme les modificacions del pressupost que calguin, sempre amb la prèvia aprovació del consell escolar.
  • Definir centres de cost en el pressupost.
  • Que els comptes expressin fidelment la gestió pressupostària realitzada.
  • Portar al dia la comptabilització de totes les despeses (factures).
  • Documentar degudament tots els ingressos generats pel centre (fotocòpies, telèfon públic, màquines expenedores, enquadernació...). Apart dels documents dels ingressos bancaris s'han d'estendre els certificats de les recaptacions en efectiu signades pels corresponents funcionaris encarregats d'aquestes gestions.
  • Dur a terme tots els pagaments, preferiblement mitjançant transferències bancàries o, de forma alternativa, xecs bancaris nominatius. Mai s'han de realitzar pagaments en xecs al portador. Els pagaments en efectiu s'han de limitar als de baix import, i caldrà anotar-los en el llibre de caixa.
  • Procurar domiciliar bancàriament el menor nombre de pagaments, especialment si no es pot autoritzar el pagament de forma prèvia.
  • Cal dipositar els fons econòmics en un únic compte bancari i amb signatura conjunta i no indistinta, del director i secretari-administrador. Si se'n té més d'un, cal evitar traspassar fons entre els diferents comptes corrents.
  • No s'ha de fer cap pagament sense la prèvia autorització de la despesa i l'ordre de pagament per part del director.
  • Portar adequadament l'arxiu de totes les factures, els albarans i la documentació acreditativa de la gestió.
  • Ser ordenat i rigorós en la confecció i arxiu de les actes del consell escolar i la comissió econòmica.
  • Procurar fer la liquidació del pressupost de l'exercici anterior (justificació i rendició de comptes) abans d'elaborar el pressupost de l'exercici actual. D'aquesta manera es podrà treballar amb estimacions de despesa més reals i minimitzant les possible modificacions de les partides pressupostàries.
  • Efectuar l'arqueig de manera periòdica, mensualment o trimestralment i sobretot, a final d'any.
  • Revisar periòdicament tots els contractes de manteniment.
Recordatori: El que no s'ha de fer
   
 
Amunt