L'objectiu d'aquesta pràctica es analitzar les possibilitats que ofereix la combinació de documents. 

Combinar documents

Per combinar correspondència hi ha d'haver un document principal i un document de dades. El document principal conté el text comú de tots els documents fusionats amb la indicació dels camps de dades del fitxer de dades i, a més, hi aporta la forma; el document de dades hi aporta les dades, és a dir, aquella informació que diferencia els diferents documents obtinguts després de la fusió. 

Construir un document principal

Per construir un document principal cal seguir els passos següents: 

• Crear o obrir un document.
• Entrar el contingut del document, comú a tots els documents que s'obtindran, i donar-hi forma.
• Seleccionar l'ordre Herramientas | Combinar correspondencia...
• Fer clic sobre el botó Crear del quadre de diàleg i seleccionar el tipus de fusió que es vulgui fer:
• Cartes
• Etiquetes
• Sobres
• ...
• El Word presenta un altre quadre de diàleg en què pregunta si es vol el document actual com a document principal (en el nostre cas, sí).
• Es presenta un quadre de diàleg semblant a l'anterior en el qual apareix el botó Modificar documento principal i es fa operatiu el botó Obtener datos.
• Fer clic sobre el botó Obtener datos i escollir el tipus d'origen de les dades.
• Crear un origen de dades.
• Obrir un origen de dades: els tipus de fitxers més habituals són el Word (taula) i el Microsoft Access (taula o consulta).

Crear un origen de dades

En seleccionar l'opció Crear origen de datos... es presenta un quadre de diàleg, a partir del qual cal seguir els passos següents: 

• Eliminar, dels camps proposats, els no necessaris i afegir els que falten.

• Fer clic sobre Aceptar i desar el fitxer de dades.
• Activar l'opció Modificar origen de datos; es presenta un quadre de diàleg per facilitar l'entrada de dades.

• En acabar d'entrar les dades de cada registre cal fer clic sobre Agregar nuevo.
• Una vegada entrats tots els registres, cal fer clic sobre Aceptar per tancar les fitxes o Ver origen per veure la taula del document de dades.

Veure un document de dades

El document de dades queda adjunt al document principal i, en cas d'haver-se tancat, es pot tornar a recuperar per si es vol continuar entrant o modificant dades. 

Pel sol fet de ser un document de dades, s'activa la regleta Base de datos (si a l'àrea de treball hi ha el document principal). Els botons permeten canviar el nom, afegir o suprimir camps, i afegir o suprimir registres. 

Inserir camps de combinació al document principal

En tornar al document principal, es pot seguir amb la inclusió dels camps de fusió; la regleta Combinar correspondencia està activa. 

Per incloure els camps de fusió cal situar el cursor en la posició adequada i seleccionar un camp de la llista Insertar campo de combinación i repetir-ho per a la resta de camps. 

Combinar correspondència

Després d'inserir els camps de dades es poden obtenir els documents fusionats. És convenient revisar els possibles errors abans de la combinació. 

La combinació es pot obtenir de les maneres següents: 

• Combinació en un nou document: el Word combina els documents a l'arxiu Carta modelo1.doc, separant-los amb Salto de sección.
• Combinació i impressió: els documents resultants són enviats directament a la impressora.
• Correu electrònic: els documents són enviats per correu electrònic. En aquest cas, s'ha d'especificar des de Configuración el camp que conté l'adreça de correu electrònic.
• Fax: els documents són enviats per fax després d'especificar, des de Configuración, el camp que conté el número de fax.

1. Creeu un document que informi del butlletí de notes d'un grup d'alumnes: especifiqueu, en el document, el contingut del butlletí a excepció del nom del alumne/a i les qualificacions.
   • Tingueu en compte de deixar l'espai adient per a les dades de combinació.  Depenent de la longitud d'aquestes, el document pot sofrir distorsions en el seu aspecte final un cop feta la combinació.
   • Utilitzeu tabulacións o taules per a situar, dintre del document, les dades corresponents a cada alumne/a.
   • Deseu el document però no el tanqueu (l'haureu de fer servir posteriorment).
2. Creeu el document Word de dades:
• Creeu un document en blanc.
• Al document, creeu una taula amb una columna per al nom de l'alumne/a i una columna per a cada àrea o crèdit; la quantitat de files dependrà del nombre d'alumnes.  És imprescindible que, al document que conté la taula, només hi sigui aquesta, ocupant la part superior del document. 
• Empleneu la primera fila amb els noms dels camps a combinar (nom, cognoms, Matemàtiques, Socials...).
• Empleneu alguns registres amb els noms dels alumnes i les qualificacions obtingudes.
• Deseu el document amb el nom ACT_29 i tanqueu-lo.
3. Vinculeu el document de dades al butlletí:
   • En tancar el document de dades, tornareu a tenir, en pantalla, el document que havíeu creat prèviament.
• Activeu l'opció Herramientas | Combinar correspondencia.
• Escolliu l'opció Crear | Cartas modelo | Ventana activa.
• Escolliu el fitxer de dades des del botó Obtener datos | Abrir origen de datos... i, donat que el Word no ha trobat camps de combinació, escollir Modificar documento principal.
• S'ha activat la barra d'eines Combinar correspondencia
  
  i, des de l'opció Insertar campo de combinación, aneu situant els camps en la posició del document que correspongui.
4. Observeu en la pantalla el resultat de la combinació fent clic sobre la icona . Els botons de desplaçament de la barra d'eines de combinació permeten canviar de registre.
5. Imprimiu algun dels butlletins resultants.
6. Deseu el butlletí amb el nom ACT_28.

1. Creeu un document nou per informar de les dades de les comarques de Catalunya (que fareu servir com a títol al vostre document) contingudes en el fitxer COMARQUES.MDB. Els camps d'informació són els següents:
• Nom de la comarca
• Capital
• Extensió
• Nombre d'habitants
• Clima
• Règim de pluges
• Tipus de vegetació
• Tipus de conreu
• Tipus de ramaderia
• Tipus d'indústria
• Nombre de poblacions
2. Inseriu el fitxer CATALUNY.GIF com a marca d'aigua del document.
3. La combinació l'heu de realitzar des de la consulta Comarques - Nombre de poblacion del fitxer Access procedint com segueix:
   • Activeu l'opció Herramientas | Combinar correspondencia.
   • Escolliu l'opció Crear | Cartas modelo | Ventana activa.
   • Escolliu el fitxer de dades des del botó Obtener datos | Abrir origen de datos...
   • Heu d'escollir Bases de datos MS Acces (*.mdb) en la llista Tipo de archivo: (desplegueu-la i escolliu l'opció indicada).
   • Localitzeu el fitxer COMARQUES.MDB, assenyaleu-lo i obriu-lo.
   • De la finestra que obtindreu, premeu la fitxa (pestanya) Consultas.
   • Escolliu la consulta Comarques - nombre de poblacions.
   • Premeu el botó Aceptar.
   • Com que el Word no troba camps de combinació al vostre document, premeu Modificar documento principal.
   • Situeu els camps al seu lloc corresponent dintre del document i visualitzeu-los prement a sobre de la icona  .
   • Feu el retocs oportuns i...
4. Deseu el document amb el nom ACT_30.